Nieważne, czy masz Microsoft 365 od lat, czy dopiero zaczynasz. W obu przypadkach chodzi o to samo: żeby działał jak trzeba i żeby nikt nie płacił za funkcje, których nie używa.
Microsoft 365 to nie jest poczta z kalendarzem. To kilkanaście narzędzi, z których przeciętna firma używa trzech - nie dlatego, że reszta jest niepotrzebna, tylko dlatego, że nikt nie pokazał, do czego służą.
Małe firmy kupują Microsoft 365 przede wszystkim dla pakietu biurowego - Worda, Excela, PowerPointa - i przy okazji dostają Outlooka z pocztą pod własną domeną. Na tym zwykle się kończy. A w tej samej cenie jest jeszcze kilkanaście innych rzeczy. Tyle że nikt tego nie włącza, bo nikt nie mówi, że to tam jest.
SharePoint i OneDrive zamiast pendrive'ów, załączników i pytania „masz najnowszą wersję?”. Każdy dokument ma historię zmian - da się cofnąć do wersji sprzed tygodnia, bez szukania po mailach. Z domu, z telefonu i z biura pracuje się na tych samych plikach - bez przesyłania ich sobie i bez zastanawiania się, która kopia jest aktualna.
Wspólna skrzynka w Microsoft Exchange - adres biuro@, do którego ma dostęp kilka osób, i widać, kto już odpisał. Zamiast przekazywania maili do prywatnych skrzynek i zgadywania, czy ktoś się tym zajął.
Koniec z oferta_final_v3_poprawiona.docx. Ten sam plik, wersjonowany automatycznie, edytowany przez kilka osób naraz.
Wniosek o urlop, zamówienie sprzętu, zgłoszenie usterki - pracownik wypełnia krótki formularz, a Power Automate przekazuje sprawę dalej. Od razu wiadomo, czego dotyczy i czego brakuje. Wszystko zostaje w jednym miejscu, z datą i statusem, zamiast rozsypywać się po skrzynkach.
Kto ma dostęp do czego, konta ludzi, którzy odeszli, i logowanie dwuskładnikowe, które w większości planów po prostu jest - wystarczy włączyć. Uprawnienia nadaje się „na chwilę”, a potem nikt ich nie zdejmuje, więc po kilku latach połowa zespołu widzi rzeczy, których nie powinna. Raz uporządkowane, dają się utrzymać.
Więcej o cyberbezpieczeństwie dla firm →Microsoft Teams łączy czat zespołu, rozmowy wideo z klientem i wspólną pracę nad dokumentem w jednym oknie. Krótkie pytanie na czacie zamienia się w rozmowę jednym kliknięciem, a spotkanie kończy się tam, gdzie się zaczęło - w tym samym wątku, razem z nagraniem, notatkami i plikami. Klient dołącza z przeglądarki, bez zakładania konta. Nie przełączasz się między komunikatorem, pocztą i osobnym narzędziem do wideokonferencji, bo wszystko dzieje się w tej samej aplikacji.
Wszystkie te funkcje są w większości planów Microsoft 365. Uruchomienie ich z reguły nie wymaga dokupywania niczego, zmienia za to sposób pracy w firmie - i dlatego warto zrobić to raz, a porządnie.
Microsoft ma kilkanaście planów, kilka poziomów każdego z nich i dodatki, które można dokupić osobno albo dostać w pakiecie. Nazwy planów zmieniają się co kilka lat. Trudno się w tym połapać i łatwo przepłacić - albo kupić za mało.
Zanim jednak zaczniemy porównywać plany, warto sprawdzić jedną rzecz. Wersja pudełkowa Office'a - kupiona raz, „na zawsze” - zostaje taka, jaka była w dniu instalacji: bez nowych funkcji, po kilku latach bez poprawek bezpieczeństwa, bez poczty firmowej i dysku w chmurze. Sporo firm jest przekonanych, że ma Microsoft 365, bo ma Worda i Excela.
Jeśli masz już subskrypcję, wychodzi zwykle jeden z poniższych scenariuszy:
Firma płaci za Business Premium, choć nikt nigdy nie włączył zabezpieczeń, za które ten plan kosztuje więcej. Przy dziesięciu osobach różnica między planami to kilka tysięcy złotych rocznie, a wybór podpowiedział sprzedawca.
Ktoś kupił Business Basic, a połowa zespołu potrzebuje Worda i Excela zainstalowanych na komputerze, nie tylko w przeglądarce. Efekt: dopłacanie osobno albo praca na okrętkę.
Płacone co miesiąc, nikt tego nie sprawdza. Pięć zapomnianych kont potrafi kosztować tyle, co szósty pracownik.
Magazynier potrzebuje poczty i telefonu, księgowa pełnego Excela na komputerze. Wszyscy dostają to samo, bo tak jest prościej przy zakupie - i najdrożej przez resztę roku.
Subskrypcja przedłuża się sama, na tyle samo stanowisk co rok temu. Zespół w tym czasie urósł albo się zmniejszył, a nikt tego nie przeliczył. Odnowienie to naturalny moment na przegląd licencji - raz w roku warto sprawdzić, za co się właściwie płaci.
Sprawdzam, ilu ludzi czego faktycznie używa, i dobieram plan do tego - nie do cennika. Licencje możesz kupić gdziekolwiek, a jeśli wolisz mieć to z głowy, pośredniczę w zakupie u sprawdzonego dostawcy. Wstępny rzut oka na to, co masz dzisiaj, mieści się w bezpłatnej rozmowie.
Zależy, na czym dziś stoisz.
Zakładam konta, przenoszę pocztę i pliki ze starego serwera albo z innego dostawcy. Migracja odbywa się tak, żeby nikt nie stracił dnia pracy - poczta działa przez cały czas, stare wiadomości i kontakty są na miejscu. Konfiguruję zabezpieczenia od razu, nie „kiedyś potem”.
Od lat nikt tego nie sprawdzał. Przeglądam, co jest: kto ma jakie uprawnienia, które konta są aktywne, jak ustawiona jest poczta, za co płacisz. Rozmowa i wstępne rozeznanie są bezpłatne, a rekomendacje dostajesz mailem - zostaje u Ciebie niezależnie od tego, czy pójdziemy dalej.
Bieżąca opieka: nowi pracownicy dostają konta, odchodzący je tracą, uprawnienia się nie rozłażą, kopia danych leży w innym miejscu. Microsoft zmienia coś w usłudze - pilnuję, żeby zmiana Cię nie zaskoczyła. Nie musisz pamiętać o terminach odnowienia ani wygaśnięcia licencji.
Zadzwoń albo napisz. Przejdziemy przez to, co masz dziś: jakie licencje, ile kont, co jest włączone, a co leży odłogiem. Bez zobowiązań - po prostu dowiesz się, na czym stoisz.
To zależy od tego, jak pracujecie. Zawsze zaczynamy od sprawdzenia realnych potrzeb. Business Basic wystarczy komuś, kto pracuje w przeglądarce: ma pocztę firmową, Teams, dysk w chmurze i Worda z Excelem w wersji webowej. Business Standard dokłada te same aplikacje zainstalowane na komputerze. Business Premium to Standard plus zabezpieczenia: Defender for Business, zarządzanie urządzeniami i kontrola dostępu do firmowych danych. Plany można mieszać w jednej firmie i zwykle tak wychodzi najtaniej.
Możesz, ale nie musisz. Pośredniczę w zakupie u sprawdzonego dostawcy, jeśli wolisz mieć to z głowy. Równie dobrze możesz kupić je bezpośrednio u Microsoftu albo gdzie indziej - nie zmienia to niczego w mojej pracy. Zajmuję się tym, co dzieje się po zakupie.
Prawie wszystko robi się zdalnie - zakładanie kont, migrację poczty, konfigurację uprawnień. Na miejscu przydaję się przy dwóch rzeczach: gdy trzeba ustawić komputery pracownikom i gdy wolisz przejść przez zmiany z zespołem twarzą w twarz. Pracuję w Gdyni, Sopocie, Rumi, Redzie, Wejherowie i Kosakowie, więc dojazd nie jest problemem. Ale jeśli Twoja firma jest gdzie indziej, zdalna praca niczego tu nie ogranicza.
Nie. Migrację planuje się tak, żeby stara i nowa poczta działały równolegle, a przełączenie następowało poza godzinami pracy. Wiadomości przenoszą się razem ze skrzynką; kontakty i kalendarze zwykle też, choć zależy to od tego, z czego przechodzicie - sprawdzam to przed migracją, żeby nie było niespodzianek. W praktyce w poniedziałek rano ludzie pracują normalnie, tylko na nowym.
Zwykle trzy rzeczy: mniejszy rachunek, bo znajdują się licencje na nieużywanych kontach albo plan wyższy niż potrzeba. Uporządkowane dostępy, bo przez lata nadaje się uprawnienia „na chwilę” i nikt ich nie zdejmuje. I uruchomione funkcje, za które już płacisz, a z których nikt nie korzysta.
Najczęściej nie. Poczta, pliki i praca zespołowa działają w chmurze bez własnego serwera. Wyjątkiem są programy, które wymagają lokalnej instalacji - systemy magazynowe, księgowe czy branżowe. Wtedy zostaje coś na miejscu, ale zwykle mniej, niż firma ma dzisiaj. Jest jeszcze jeden powód, dla którego warto mieć sprzęt w firmie: kopia danych z chmury. Microsoft odpowiada za działanie usługi, ale kopia Twojej poczty i plików to już Twoja sprawa - i najlepiej, żeby leżała gdzie indziej niż oryginał.
Zwolnienie licencji oznacza, że skrzynka znika po trzydziestu dniach - razem z korespondencją, która może być potrzebna za rok. Dlatego przy odejściu pracownika przenosi się dane tam, gdzie mają zostać, a nie kasuje konto od ręki. U klientów, którymi się opiekuję, kopia danych leży dodatkowo poza chmurą Microsoftu, na sprzęcie w firmie.